Vier van de jaarlijks elf RUNFORESTRUN trailrun evenementen heeft evenementenbureau adam&events uit Gieten moeten cancelen als gevolg van de Corona maatregelen.

Onlangs heeft het bureau een systematiek onder de naam Trailrunning Apart Together voorgesteld aan de gemeenten waar deze evenementen met een gemiddeld aantal van vijfhonderd deelnemers georganiseerd worden. Hiermee zouden de trailrun evenementen weer op een veilige en verantwoorde wijze probleemloos doorgang kunnen vinden mits de gemeenten hiervoor een vergunning willen verstrekken.

Het was evenals voor alle andere evenementen organisatoren flink schrikken en en nu nog een flinke aderlating toen evenementen niet meer toegestaan werden. De vier evenementen van adam&events staan garant voor vijftig procent van de jaaromzet. Gelukkig voor het evenementenbureau doneerden een flink aantal deelnemers het inschrijfgeld aan de organisatie in de hoop dat de evenementen over een tijdje weer terugkeren. Jaarlijks doneert de organisatie minimaal tienduizend euro aan lokale natuurbeheerorganisaties in Drenthe, Overijssel en Friesland en zorgt zij voor indirecte inkomsten bij andere logistieke, verhuur, horeca en recreatie ondernemingen. De hoofdtak van het bureau zijn trailrun evenementen. Dit zijn hardloopevenementen in de natuur waar de beleving voorop staat en prestatie ondergeschikt is.

Het bedrijf popelt weer om te mogen beginnen en ziet kansen om snel weer met enkele aanpassingen op te kunnen starten. Met behulp van een computermodel is de meest efficiënte ruimte indeling berekend. "Wij onderscheiden ons ten opzichte van de reguliere hardloopevenementen dat onze evenementen geen competitief karakter hebben. De deelnemers komen om te genieten van de natuur. Het is eigenlijk een wandelevenement maar dan iets vlotter. Al jaren kun je alleen vooraf online aanmelden, kennen we amper wachtrijen bij het aanmelden, werken we niet met massale startgroepen, trekken we nagenoeg geen publiek en laten we ongeveer iedere twee seconden een deelnemer vertrekken" aldus Winfried Bats van adam&events. "Ons plan is erop gebaseerd dat de deelnemer bij het vooraf online inschrijven aangeeft in welk tempo hij of zij loopt. Dit bepaalt tevens de startvolgorde. Ook krijgt iedere deelnemer een persoonlijke aanmeldtijd met een interval van vijftien seconden waarna er tijd is om.het startnummer te bevestigen en de deelnemers om de vijftien seconden starten. We starten met de langste afstand, daarna de kortste en als laatste met de middellange afstand waardoor volgens onze rekenmodellen de druk op de verzorgingsposten en finish laag blijft. Een wielren tijdrit te voet en dan zonder publiek".

Het bedrijf heeft het plan tot in uitgewerkt met details variërend van procedures voor het parkeren tot gedragsregels zoals het inhalen onderweg op de smallere paden. Het oogt als de LEAN systematiek in productieomgevingen waar bedrijven een efficiënte en gereguleerde flow realiseren in de productieprocessen. Bats voorziet geen problemen met andere gebruikers. "Ik loop nu ook hard in het bos en daar moeten mensen ook elkaar laten passeren wat prima gaat. Wij organiseren onze evenementen altijd op zaterdag omdat zondag de bossen drukker bezocht worden en straks gaan de terrassen weer open, wordt er weer gewinkeld op zaterdag dus de toename van anti-vervelings wandelingen in de bossen gaan echt wel weer afnemen want uiteindelijk zijn mensen gewoontedieren. Daarbij komt dat de meeste wandelaars de reguliere paden kiezen dichtbij de parkeerplaatsen en wij lopen veel verder weg en over de minder gebaande paden waar het rustig is. En tenslotte zijn onze klanten sociale mensen die het niet gaat om een nieuw persoonlijk record maar om het buiten zijn en dus geen haast hebben" aldus Bats die enthousiast is over de vele mogelijkheden die hij voor zich ziet.

Momenteel is er nog geen besluit genomen over evenementen maar het ziet er nog niet naar uit dat deze op korte termijn worden toegelaten. Wel mogen bijeenkomsten van honderd personen zoals begrafenissen worden toegestaan of mogen horecagelegenheden met dertig klanten weer hun gelegenheden vullen. Zo worden ook pretparken weer langzaam geopend en zullen de recreatievijvers en bijbehorende parkeerplaatsen deze zomer weer volstromen met bezoekers. "Met onze opzet is het niet anders - zelfs veiliger en meer verantwoord - dan dat we bij wijze van spreke vijf begrafenissen met honderd belangstellenden op een dag organiseren zoals een uitvaartondernemer nu ook doet. Sterker nog, onze gasten zijn buiten en die vijfhonderd deelnemers zijn zo wijd verspreid dat de gemiddelde afstand tussen deelnemers over de dag genomen ten opzichte van elkaar achtendertig meter is in plaats van anderhalf" legt Bats uit.

De beslissingen moeten door de gemeenten genomen worden en die handelen binnen de kaders die in Den Haag worden vastgesteld. De overheid vraagt ondernemers creatief en oplossingsgericht te zijn. De gemeenten zullen dus ook creatief en oplossingsgericht moeten handelen en meedenken. "De vraag is: hoe vertaal je deze richtlijnen naar de praktijk? Stel dat de overheid bepaalt dat vanaf september evenementen met tweehonderd bezoekers toegestaan worden, wordt er dan met een open blik gekeken naar de praktijk of alleen naar het getal? De vergunningverleners binnen gemeenten, SportDrenthe en ook een Wethouder Sport in een Drentse Gemeente zijn enthousiast over de plannen zoals we die hebben voorgelegd. De plannen worden, weliswaar terecht, getoetst door collega ambtenaren en instanties zoals die van de GHOR. Dit gebeurde normaal gesproken voor het Corona tijdperk ook. Mijn ervaring is dat deze mensen weliswaar kritisch doch overwegend realistisch kijken en slim en intelligent genoeg zijn om de vertaalslag naar de praktijk te kunnen maken en zich niet blindstaren op een getal met een maximum aantal deelnemers want we zijn nu eenmaal geen regulier hardloopevenement.. Iedere gemeente heeft er tenslotte belang bij om creatief te kijken naar mogelijkheden" aldus een bezorgde Bats die denkt dat gemeenten de noodzaak weliswaar beseffen maar ook naar elkaar zullen kijken voordat iemand de eerste stap durft te zetten. 

adam&events is een gezonde organisatie maar zal in het vierde kwartaal in de financiële problemen komen wanneer de evenementen nog geen doorgang hebben mogen vinden.

Foto: Martin Knegt